外購案結案報帳應檢附文件及注意事項為何?

外購案 - 報帳及退保證金:
 結案時,應影印決標紀錄、驗收紀錄、請購單(限制性招標理由說明書)、決標公告、獨家代理證明、報價單等文件,併同免稅令進口報單國外商業發票、契約書副本、保固證明等設立專卷保存。

 經費結餘填寫「支出收回單」(請至台大帳務系統E化處理)連同銀行退款支票一併送交總務處出納組。將出納組開立之收款收據,黏貼於沖帳時的支出憑證黏存單上。 

若已無廠商需待解決事項,請於驗收合格日起7日內(預算金額超過NT$100萬元者於驗收合格日起14日內)處理報帳-貨款報帳-退履約保證金作業,文件分置於卷宗之二側,整案卷宗先送採購組核退履約保證金案內無履約保證金時,支付貨款之報帳文件請逕送主計室。

         案內訂有保固保證金時,須於驗收合格後,由採購組開單通知廠商繳納,並於請購單位收到保固保證金繳款證明影本(通知聯),再進行申報貨款及申退履約保證金作業。      

報帳文件-貨款】由下而上請依序排列
1.本組發還之原始採購文件(如有訂約需含一份副本契約書)
2.查驗紀錄(視個案,如有)
3.驗收紀錄(預算金額超過NT$100萬元者尚需有結算證明)
4.保固保證金繳款證明影本(如有收取)
5.分期付款表或其他(視個案)
6.支出分攤表(經費來源超過一項才需檢附)
7.財產增加單五聯(勞務案及耗材免附-送主計室前應先至保管組核章)
8.支出憑證黏存單

    國內發票浮貼於支出憑證黏存單下方之單據清單上。

   ●若有逾期,逾期罰款繳納收據正本併入報帳文件內,影本併入申退保證金內。

            ●「銀行結匯收據」及「國外發票」及出納組開立之結餘款的收據(如有結餘款)浮貼於 支出憑證黏存單下方之單據清單上。

      【報帳文件-退履約、差額、預付款保證金】由下而上請依序排列

                 1.驗收紀錄影本
2.保固保證金繳款證明影本(如有收取)
3.履約保證金退還申請書
4.支出憑證黏存單

●向廠商收回保證金收據正本,並將之浮貼於支出憑證黏存單下方之單據  清單上。

      ●報帳時,選擇報帳管理→退費報帳→發票號碼欄位輸入保証金收據編號。

 【報帳文件-退保固保證金(保固屆期)】由下而上請依序排列
1.驗收紀錄影本
2.決標紀錄或其他有彰顯保固期限之證明
3.保固保證金退還申請書
4.支出憑證黏存單

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